Digitaler Check-in: Weniger Warteschlange, mehr Gastfreundschaft
Freitagabend, drei Familien reisen gleichzeitig an, das Telefon klingelt – und an der Rezeption werden Adressen von Hand in Formulare übertragen. Der klassische Check-in ist oft zeitaufwendig, fehleranfällig und für Gäste wie Mitarbeiter gleichermaßen frustrierend. Der digitale Check-in setzt genau hier an.
So funktioniert es
Ihre Gäste erhalten vor der Anreise einen Link – etwa in der Buchungsbestätigung oder einer Pre-Stay-Mail – und erfassen ihre Daten bequem vorab am eigenen Smartphone. Vor Ort bleibt nur noch: Schlüssel übergeben, willkommen heißen. Häuser mit digitalen Türschließsystemen gehen einen Schritt weiter: Der Zimmerzugang kommt als Code oder aufs Smartphone, der Check-in funktioniert auch außerhalb der Rezeptionszeiten.
Die Vorteile im Überblick
- Keine Warteschlange: Die Anreise beginnt entspannt statt am Tresen.
- Entlastetes Team: Keine manuelle Datenerfassung, weniger Übertragungsfehler.
- Saubere Daten: Gästedaten landen direkt und korrekt im System – die Basis für persönliche Kommunikation.
- Flexible Ankunft: Auch um 22 Uhr, wenn die Rezeption nicht mehr besetzt ist.
Was Sie bei der Umsetzung beachten sollten
- PMS-Anbindung: Der digitale Check-in muss mit Ihrem Property-Management-System sprechen, sonst schaffen Sie Doppelarbeit.
- Meldepflicht: Das Bundesmeldegesetz erlaubt den digitalen Meldeschein – achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter die rechtlichen Anforderungen abdeckt. Im Zweifel kurz rechtlich prüfen lassen.
- Kommunikation vorab: Der beste digitale Check-in nützt nichts, wenn Gäste nichts davon wissen. Kündigen Sie ihn in der Buchungsbestätigung an.
- Freiwilligkeit: Nicht jeder Gast will digital einchecken. Der persönliche Weg bleibt bestehen – das digitale Angebot ist eine Option, kein Zwang.
Tiefer einsteigen?
Dieses Thema ist eines von über 30 Kapiteln in „Das Digitale Hotel – Expertenratgeber": 300 Seiten Praxiswissen entlang der Gästereise, mit Expertentipps in jedem Kapitel.