Digitale Gästemappe: So gelingt der Einstieg
Die klassische Zimmermappe aus Leder kennt jeder Hotelier – und jeder kennt ihre Schwächen: Die Frühstückszeiten haben sich geändert, aber der Ausdruck nicht. Die Restaurantempfehlung von Seite 7 hat seit einem Jahr geschlossen. Und gelesen wird sie ohnehin selten. Eine digitale Gästemappe löst genau diese Probleme – und kann deutlich mehr als ihr Vorgänger aus Papier.
Was eine digitale Gästemappe leistet
Statt im Ringordner finden Ihre Gäste alle Informationen auf dem eigenen Smartphone: WLAN-Zugang, Frühstücks- und Spa-Zeiten, Speisekarten, Ausflugstipps, Abreise-Infos. Der Zugang läuft in der Regel über einen QR-Code im Zimmer – ohne App-Installation, ohne Anmeldung. Gute Systeme bieten dazu:
- Aktualität in Minuten: Sie ändern die Saunazeiten einmal zentral, alle Zimmer sind sofort auf dem Stand.
- Mehrsprachigkeit: Inhalte werden automatisch übersetzt – ein enormer Gewinn für internationale Gäste.
- Standortbasierte Empfehlungen: Wandertouren, Restaurants und Veranstaltungen in der Umgebung, aktuell gepflegt.
- Zusatzverkäufe: Late Check-out, Tischreservierung oder eine Flasche Wein aufs Zimmer sind einen Fingertipp entfernt.
Der unterschätzte Effekt: Ihre Rezeption atmet auf
Ein großer Teil der Anrufe auf Zimmertelefon und Rezeption sind immer dieselben Fragen: Wie lautet das WLAN-Passwort? Bis wann gibt es Frühstück? Wo kann ich parken? Jede Frage, die die digitale Gästemappe beantwortet, gewinnt Ihrem Team Zeit für das, was kein System übernehmen kann: den persönlichen Kontakt mit den Gästen.
So starten Sie – in vier Schritten
- Inhalte sammeln: Notieren Sie eine Woche lang jede Frage an der Rezeption. Das ist Ihr Redaktionsplan.
- System auswählen: Achten Sie auf einfache Pflege, Mehrsprachigkeit und dass keine App-Installation nötig ist.
- Sichtbar machen: QR-Code gut platziert im Zimmer, Hinweis beim Check-in und in der Buchungsbestätigung.
- Aktuell halten: Benennen Sie eine verantwortliche Person – eine veraltete digitale Mappe ist so schlecht wie eine veraltete gedruckte.
Tiefer einsteigen?
Dieses Thema ist eines von über 30 Kapiteln in „Das Digitale Hotel – Expertenratgeber": 300 Seiten Praxiswissen entlang der Gästereise, mit Expertentipps in jedem Kapitel.